総務部(社内向け)用チャットボットの作り方
社員の方向けの、イントラネット等に設置するチャットボットです。年末調整についてなど、特定の時期に集中するよくある質問に自動回答し、総務部の業務に携わる方が通常業務に集中できる環境を構築します。備品や休暇についてなど、社内のルールを明確化することで、問い合わせ対応の負荷を軽減するとともに、社内規程の認知度向上・ガバナンス強化に繋げます。また、いつでも問い合わせできる窓口ができるため、スタッフの方は社内で知りたいことができたとき、すぐに回答を得られるようになり、業務の生産性が向上します。
現状の課題
総務部(社内向け)用チャットボットで想定している課題は以下のとおりです。
- 年末調整など特定の時期に質問が多くなり、通常業務の妨げになっている
- 社内規程が認知されておらず、定型的な問い合わせへの対応に時間を取られている
- 社員からの問い合わせに素早く対応できず、社内全体の業務が滞ってしまう
よくある質問
総務部(社内向け)用チャットボットでは、よくある質問として、以下のような質問を想定しています。
- 落とし物について
- 備品を購入・使用したい
- 不要物を廃棄したい
- ライフイベント・休暇について
- 賞与・年末調整について
チャットボット設置の目的
総務部(社内向け)用チャットボットを設置する目的は、以下のとおりです。
- 年末調整など特定の時期によく来る質問をチャットボットで自動回答し、業務に集中できる環境を構築する。
- 定型的な質問に自動回答し、問い合わせ対応の負荷を軽減する。
- 問い合わせに対する対応速度を高め、業務の生産性を向上させる。
チャットボットを活用し、社内の生産性を向上させつつ、総務部スタッフの方の業務負担を軽減します。
チャットボットの対象顧客
このチャットボットのターゲットは、社内の業務効率化を検討しているお客様です。
完全無人運用だけでなく、お問い合わせ内容によっては有人チャットへの切り替えも可能です。
導入効果
チャットボットを用いて、年末調整についてなど、特定の時期に集中するよくある質問に自動回答し、通常業務に集中できる環境を構築します。備品や休暇についてなど、社内のルールを明確化することで、問い合わせ対応の負荷を軽減し、社内規程の認知度も向上させます。また、いつでも問い合わせできる窓口ができるため、スタッフの方は社内で知りたいことができたとき、すぐに回答を得られるようになり、業務の生産性が向上します。
チャットボットを設置するまでの流れ
チャットボットのデザインをします。テンプレートからチャットボットのベースを作り、色、背景画像、リッチメニューの設定を行います。
選択肢チャットボットだけでなく、AIチャットボットや有人チャット応対を行う場合は、自分のサービスに合ったチャットボットの挙動やナレッジベース、営業時間による挙動の変化を設定します。
チャットボットのシナリオを作ります。シナリオはすべて自分で書き起こす他、チャットボット会社、代理店、編集プロダクション、ライターなどに依頼することもあります。
シナリオは、すべてオリジナルで書き起こすこともできますが、成功している会社のチャットボットシナリオや、同じ業界のチャットボットシナリオを参考にすると、何もないところからシナリオを書き起こすよりも、アイディアが浮かびやすくなります。また、成功しているチャットボットシナリオを参考にしたり、多くのチャットボットを運用し、成功に導いている経験のある事業者のシナリオを活用すると、初めから効果の出やすいチャットボットシナリオを作れます。
「チャットボットの作り方」のシナリオは、日本で最も多くのチャットボットを作ってきた「チャットプラス株式会社」の社員により制作されています。あなたに合ったシナリオをダウンロードしインポート、組み合わせると、すぐに効果的なチャットボットを実装できます。
制作したチャットボットが正しく動作することを確認します。以下のような点に注意します。
- チャットボットは思い通りのデザインになっているか。
- シナリオは不自然でないか。
- シナリオに誤字・脱字などはないか。
- 選択肢をクリックしたときに、正しい分岐に遷移するか。
- AIは正しく応答するか。（AIチャットボットを利用している場合のみ）
正しく動いていたら、いよいよリリースです。
デイリーレポートを見ながら、正常に運用されているかどうかを確認しましょう。
チャットボットの履歴やレポートを見ながら、目的通りに利用されているか、利用者は満足しているかなどを確認します。
- チャットボットは起動し、利用されているか。（チャット数）
- チャットボットの利用者は満足しているか。（満足度）
- 最終的に、コンバージョンや解決に至っているか。（コンバージョン、解決確認）
- 選択肢で解決しない、よくある質問はないか。
- よくクリックされる選択肢、クリックされない選択肢、離脱する選択肢はないか。
以上の点を確認し、チャットボットのシナリオを改善、最適化します。
サンプルチャットボット
当ページのサンプルチャットボットシナリオは途中まで実装しています。2階層目の選択肢からフォームが表示されます。すべてのシナリオが必要な方はチャットボット内のフォームにご入力をお願いします。チャットボットの全シナリオをお送りします。